Encadrer un prestataire 🤝

Dans certaines organisations, la réalisation des services informatiques, notamment dans le cas de projets exceptionnels comme une refonte, passe par des prestataires externes. Comment les encadrer afin de ne pas se retrouver avec des résultats décevants ? Quelques idées de la rédaction du cahier des charges à la livraison du service.

1. Suivre le prestataire

Un bon prestataire en écoconception est quelqu'un qui vous mobilise pour être au plus près de vos besoins, évitant ainsi le superflu.

Quelques bons signes :

• Être impliqué dans la co-création (ex : définition des personas, choix fonctionnels…) garantit la sobriété, premier pilier de toute démarche environnementale.
• Être impliqué dans l'évaluation RGESN (ex : ateliers pluri-disciplinaires d'auto-évaluation) : le fait de faire des ateliers d'auto-évaluation entre métiers vise à fournir les informations au prestataire en vue de l'audit mais est un formidable moment de montée en compétence. Voir le Retour d'expérience du projet DiaLog
• Le prestataire vous dit "Non" quand cela menace l'écoconception ou l'accessibilité. Par exemple, si les noms de domaine sont incohérents, si la personnalisation est trop forte et peu robuste… Il adopte donc une posture de conseiller, libre à vous ensuite de l'écouter ou non. Mais méfiez vous des prestataires qui disent oui à tout : c'est souvent au détriment de l'écoconception et de l'accessibilité.
• Mener une évaluation régulière sur l'environnement de test ou la pré-production selon quelques indicateurs (ex : temps de parcours en ADSL, temps de chargement en 3G…).

2. Gérer la livraison

Facturer autrement la maintenance

Exemple

La facturation au forfait

Le mode de facturation classique consiste à facturer le client au ticket arrivant à cette conséquence paradoxale : plus le livrable manque de qualité et nécessite des tickets, plus le prestataire est payé. Le CMS Osuny, géré par Noesya, propose une alternative plus vertueuse : l'entreprise qui souhaite utiliser le CMS paie un montant annuel fixe. Ainsi, si la qualité du livrable est mauvaise, le prestataire doit travailler plus que l'équivalent du montant et perd de l'argent. Si la qualité est bonne à l'inverse, alors il gagne de l'argent sans travailler.

S'assurer que la déclaration RGESN détaillée et transparente

Remplir le modèle fourni par l'ARCEP avec au moins le minimum requis de rempli. Contrairement à ce qui est parfois observé, on ne peut pas simplement auto-déclarer être à 100% sans justification de ce score.

Obtenir tous les livrables réutilisables

Vous avez payé pour une prestation donc assurez vous de récupérer un maximum de livrables que vous pourrez potentiellement réutiliser (supports d'atelier, fiches persona, fichiers d'interfaces…). La réutilisation permet d'apporter de la circularité dans le cycle de vie du service numérique.

Partager le retour d'expérience dans des conférences engagées

Un prestataire qui a fait du bon travail est un prestataire fier de communiquer dans des conférences où l'audience sera exigeante. Vous pouvez proposer ensemble ou séparément des sujets à des conférences comme celles listées dans Conférences sur le numérique responsable.